GDPR - Privacy statement

/

1. WIE WE ZIJN

Wij zijn advocatenkantoor Wim Smits met adres C. Huysmanslaan 31 te 2020 Antwerpen en Torleylaan 13 te 1654 Beersel Belgium en met ondernemingsnummer BE0839784329.

Wij hechten belang aan jouw privacy en telkens wanneer we jouw persoonsgegevens behandelen doen we dit in overeenstemming met de bepalingen van de GDPR (General Data Protection Regulation) en de nationale wetten die handelen over het verwerken van persoonlijke gegevens.

De privacywetgeving verplicht ons om de informatie die we in deze privacyverklaring meedelen voor jou toegankelijk te maken.
Deze privacyverklaring verduidelijkt welke maatregelen we nemen om jouw privacy te beschermen wanneer jij onze diensten of producten gebruikt en welke rechten jij hebt.

Wanneer we jouw persoonsgegevens verwerken zijn wij in de meeste gevallen de “verwerkingsverantwoordelijke”.
Dit betekent dat wij het doel van en de middelen voor de verwerking bepalen.

Door onze diensten en/of producten aan te schaffen geef je aan ermee akkoord te gaan dat we sommige persoonlijke gegevens over jou verzamelen en verwerken in overeenstemming met het doel beschreven in onze privacyverklaring.
We nodigen je uit om deze verklaring aandachtig te lezen.

Wim Smits is onze privacy coördinator die je kan bereiken via info@advocaatwimsmits.be voor alle vragen die je zou hebben of om je rechten uit te oefenen.
Het is mogelijk dat deze verklaring in de toekomst nog aangepast wordt. We vragen je dan ook om de privacyverklaring op regelmatige basis terug te lezen.

2. HET VERWERKEN VAN JOUW PERSOONSGEGEVENS

Persoonlijke data of persoonsgegevens betekent alle informatie over een individu die kunnen toelaten om die persoon te identificeren. Het gaat hier niet om gegevens waar de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens). Wij proberen zo weinig mogelijk persoonlijke gegevens te verzamelen om onze doelen te bereiken.

We houden ons aan de databeschermingswetten die vereisen dat de persoonsgegevens die we over jou verwerken :

• Enkel worden verzameld voor geldige doeleinden die we duidelijk aan jou hebben uitgelegd.
• Op een rechtmatige, eerlijke en transparante wijze worden gebruikt en dus worden gebruikt op een manier die toereikend is, ter zake dienend is, en beperkt is tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
• Accuraat zijn en zo nodig worden geactualiseerd, niet langer worden bijgehouden als nodig is voor de doeleinden waarover we je verteld hebben en veilig worden behandeld.

Het is mogelijk dat wij bepaalde informatie aan jou vragen om het voor jou mogelijk te maken om onze goederen of diensten aan te kopen of te gebruiken. Als wij jouw persoonlijke informatie op een andere manier verkrijgen dan vermelden we dat in deze privacyverklaring. Als je vragen hebt, aarzel niet om onze privacy-coördinator te contacteren.

Meer in het bijzonder zullen we sommige of alle van de volgende data-elementen verzamelen :

• Adres van het onroerend goed Anti terrorisme gegevens
• Anti witwasgegevens Arbeidsvergunning
• BTW nummer
• Bankrekening
• Bedrijfsadres
• Beroep
• Betaalhistoriek
• Betalingsoverzicht, klantenrekening Burgerschapsnummer, rijksregisternummer… DAC6 data
• Datum & tijd
• Datum in dienst
• Elektronische identificatiegegevens
• Financiëel profiel
• Foto’s / beelden
• Geboortedatum / Leeftijd
• Gender
• Handtekening
• Huwelijkse staat
• Identiteitskaart
• Inhoud van correspondentie
• Klanten zorgvuldigheidsgegevens (AKL, KYC, CDD) Klantendossier
• Loon- en remuneratiegegevens
• Naam van de betrokken partij
• Naam van de klant
• Nationaliteit
• Omstandigheden van de claim / zaak Ondernemingsnummer
• Opleidingsgraad / diploma’s
• Pensioengegevens
• Persoonlijk emailadres
• Persoonlijk telefoonnummer
• Persoonlijke informatie over familie Professioneel telefoonnummer
• Rijbewijs
• Samenstelling gezin
• Strafrechtelijk verleden of strafrechtelijke feiten. Taal of talen
• Thuisadres
• Ultimate Beneficial Owner (UBO) gegevens Verzekeringsgegevens
• Vrijetijdsbesteding en interesses
• Werk emailadres

Aangezien we je helpen met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van je rechtspositie en/of een rechtsvordering is het mogelijk dat we specifieke en gevoelige informatie zullen moeten verzamelen en verwerken. Wij zullen deze informatie enkel aanwenden wanneer die dienstig is voor het bereiken van het mandaat dat jij ons hebt gegeven. Alle informatie wordt uiteraard met de meest strikte vertrouwelijkheid behandeld. Elk personeelslid dat toegang heeft tot deze gegevens zal de vertrouwelijkheid van deze gegevens respecteren.

Wij rekenen erop dat jij ons correcte gegevens bezorgt. Laat ons weten wanneer gegevens veranderen, zodat wij alle gegevens actueel kunnen houden.

De verwerking van gegevens moet ons toelaten om onze diensten en producten te leveren, om onze diensten en producten die voor jou beschikbaar zijn continu te verbeteren en om ze aan te passen aan jouw noden. Meer in het bijzonder verrichten we de volgende verwerkingen :

• Juridische dienstverlening
Beschrijving: Het verlenen van juridische diensten aan cliënten
Doel: De verdediging en bijstand in rechte van cliënten, het opstellen van juridische akten
Rechtsgrond: Contract
Bewaringstermijn: Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Data is processed in the EU

• Naleving van wetgeving en reglementering van toepassing op de advocatuur
Beschrijving: verplichtingen in het kader van de witwaspreventie- en anti- fraudewetgeving, uitvoering van een gerechtelijk of administratief bevel of naleving van de reglementering van de Orde van Vlaamse of Franstalige Balies
Doel: Vervullen van specifieke wettelijke verplichtingen Rechtsgrond: Legal obligation
Bewaringstermijn: Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Data is processed in the EU

• Bedrijfswebsite
Beschrijving: Bedrijfswebsite die kan bezocht worden door cliënten, prospecten en allerhande derden
Doel: Cliënten en prospecten informeren Rechtsgrond: Legitimate interests
Bewaringstermijn: Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Data is processed in the EU

• Cliënt intake, opstart dossier en dossierbehandeling
Beschrijving: Opstart van een cliëntendossier en de behazndling ervan conform de instructies van de cliënt
Doel: Leveren van de diensten aan de cliënt Rechtsgrond: Contract
Bewaringstermijn: Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Data is processed in the EU

• Klantenafspraken
Beschrijving: Registratie van klantenafspraken op papier of op computer
Doel: Beheer van de beschikbaarheid / kalender
Rechtsgrond: Contract
Bewaringstermijn: Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Data is processed in the EU

• Klanten facturatie en boekhouding
Beschrijving: Berekening van het verschuldigde ereloon of vergoeding, verzorgen van facturatie en verkrijgen van betaling
Doel: Zorgen voor correcte betaling Rechtsgrond: Contract
Bewaringstermijn: Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Data is processed in the EU

• Verplichte anti fraude maatregelen
Beschrijving: Anti fraude informatie opgelegd door de wet
Doel: Zorgen voor conformiteit met anti fraude regelgeving
Rechtsgrond: Legal obligation
Bewaringstermijn: Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Data is processed in the EU

Bij deze verwerkingen zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Als jij voor een bepaalde verwerking toestemming hebt gegeven, dan heb je steeds het recht om deze toestemming in te trekken.
Als je niet wil dat jouw gegevens worden verwerkt, contacteer ons dan zodat we samen kunnen evalueren of een contractuele relatie tussen ons mogelijk is en of het voor jou mogelijk is om onze goederen en/of diensten te blijven gebruiken.
Wij behandelen ook gegevens van leveranciers. Wanneer we gegevens verzamelen, verwerken en opslaan over onze leveranciers, willen we ervoor zorgen dat we alleen gegevens verzamelen, verwerken en opslaan die we echt nodig hebben en die we op deze manier mogen verwerken. In onze omgang met onze leveranciers verzamelen, verwerken en bewaren we doorgaans de naam, het werk emailadres en het werktelefoonnummer van de persoon / personen die met ons communiceren. Ook verzamelen, verwerken en bewaren we het btw-nummer van onze leveranciers. Als we voertuigen van onze leveranciers voorzien van parking of toelaten op ons terrein, dan kunnen we het kentekennummer en tijdsgegevens van het bezoek verzamelen, verwerken en opslaan indien dit nodig is voor redenen van organisatie of veiligheid. De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst. Wij hanteren veiligheidsmaatregelen die functioneel en technisch in overeenstemming met beste standaarden in de sector. Wij bewaren de gegevens gedurende de verjaringstermijn en / of verjaringstermijnen relevant voor juridische actie.

3. HET VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS IN JOUW OPDRACHT

De specifieke aard van het werk dat wij voor jou verrichten zorgt ervoor dat wij mogelijk voor jou aangiftes, neerleggingen, mededelingen, etc. moeten doen die opgesteld worden op basis van persoonsgegevens van anderen, die jij ons bezorgt. In dat geval zijn wij de verwerker en ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Wij zullen jouw instructies voor de verwerking, mogelijke onder aanneming, het lot van de gegevens bij het einde van de overeenkomst en de mogelijke doorgifte van gegevens uitvoeren. Wij zullen ook de nodige veiligheidsmaatregelen nemen en je bijstaan in het nakomen van je verplichtingen in het kader van de GDPR.

4. HET DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS

Het is mogelijk dat wij met derde partijen moeten werken om bepaalde diensten of producten te kunnen leveren zoals IT partners, verzekeringspartners, accountancy partners, juridische adviseurs… 

In het kader van een procedure kan het mogelijk zijn dat we deze persoonsgegevens delen, in voorkomend geval, met hoven en rechtbanken, gerechtsdeurwaarders, het Openbaar Ministerie en politionele instanties. Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens, in het kader van de behartiging van de belangen van de cliënt,
met de advoca(a)t(en) van de tegenpartij of met de tegenpartij wanneer deze optreedt zonder bijstand van een advocaat of desgevallend met een vervangende advocaat. Als wij de bijstand nodig hebben van een derde partij zoals een deurwaarder, een notaris of een andere professional, dan zullen wij jouw toestemming vragen over welke derde partij moet geconsulteerd worden en over welke data met deze partij moet gedeeld worden. In ons beroep komt het soms voor dat een termijn
of enige andere vorm van tijdsdruk verhindert dat we jou vooraf toestemming vragen. In dit geval zullen we naar best vermogen oordelen en de gedeelde gegevens tot het strikt noodzakelijke minimum beperken. We zullen je in ieder geval zo snel mogelijk informeren over de derde partij die we hebben geraadpleegd en de gegevens die die we daarmee gedeeld hebben en zullen je vragen om te bevestigen dat jij akkoord gaat met de actie die we voor jou hebben ondernomen. Ingevolge een rechterlijke uitspraak kunnen wij eveneens gehouden zijn om deze persoonsgegevens te delen met een technisch raadsman, een expert of een gerechtelijk mandataris (i.e. notaris, gerechtelijke bewindvoerder, …) die bij vonnis of arrest is aangesteld.

Als we jouw persoonlijke gegevens ontvangen van een derde partij die jou naar ons verwijst, gaan we ervan uit dat deze gegevens rechtstreeks van jou of met je toestemming zijn verkregen. Mocht dit niet het geval zijn, laat ons dit dan direct weten.

Wanneer je je verzet tegen het delen van je data, vragen we je om contact met ons op te nemen zodat we samen kunnen evalueren of een contractuele relatie tussen ons mogelijk is en of je verder van onze diensten en/of goederen kan gebruik blijven maken.

Houd er rekening mee dat we wettelijk verplicht kunnen zijn om bepaalde gegevens te verwerken en mogelijks door te geven aan de relevante autoriteiten. Aangezien dit een wettelijke verplichting is, kunt u geen bezwaar maken tegen deze overdracht.

5. VEILIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID

Wij willen jouw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk bewaren en hebben veiligheidsprocedures opgezet om verlies, misbruik of verandering van deze persoonlijke gegevens te vermijden. Deze procedures zijn functioneel en technisch in overeenstemming met de beste standaarden in de sector.

6. WEBSITE EN COOKIES

Wanneer je onze website bezoekt kunnen er cookies op jouw computer bewaard worden. Ze helpen om het bezoek van de website makkelijk te maken en jouw ervaring te verbeteren. Wanneer je onze website bezoekt zal je informatie krijgen over de cookies die we gebruiken en zullen we je vragen om daarvoor toestemming te geven. Elke keer dat je onze website bezoekt zal de webserver ook automatisch het IP-adres en/of je domeinnaam verwerken.

Het is mogelijk dat wij links publiceren naar websites die eigendom zijn van anderen en die door deze anderen worden beheerd. Als je op zo’n link klikt zal je naar een andere website navigeren. Zorg er steeds voor dat je de privacyverklaring van deze andere website leest en begrijpt, aangezien die kan verschillen van onze privacyverklaring. Als je je niet zeker voelt, of niet akkoord kan gaan met de privacyverklaring, raden we je aan om de betrokken website onmiddellijk te verlaten.

7. SOCIALE MEDIA

Als je de sociale media functies zoals bijv. “like-” of “share-”knop die mogelijk op onze website staat gebruikt, of als je onze sociale mediapagina bezoekt, weet dan dat je persoonsgegevens door het sociaal mediaplatform zullen verwerkt worden. Bij deze verwerking beschouwt de Europese regulator ons en het sociaal mediaplatform beide als gezamenlijke gegevensverwerkingsverantwoordelijken, wat betekent dat wij gezamenlijk bepalen waarom en hoe jouw persoonlijke data wordt verwerkt. Hoe wij jouw persoonlijke data verwerken, vind je terug in deze privacyverklaring. Informatie over de verwerking door het betrokken sociaal mediaplatform, kan je terugvinden in hun privacyverklaring. We vragen je om de privacyverklaring van het sociaal mediaplatform goed te lezen vooraleer je de sociale media-items op onze pagina of onze pagina op het sociaal mediaplatform bezoekt.

Als we een evenement houden zoals een netwerk evenement, openingsevenement, première etc., kunnen er fotografen of videografen aanwezig zijn. De foto’s en video’s die ze maken zijn bedoeld om te worden gebruikt in marketingmateriaal en / of gepubliceerd te worden op onze sociale mediapagina’s. Wanneer u niet het hoofdonderwerp van deze materialen bent, is de richtlijn van de gegevensbeschermingsautoriteit dat uw expliciete toestemming in kader van GDPR niet is vereist. Mocht u zich echter verzetten tegen het gebruik van materialen waarop u bent afgebeeld, laat het ons dan weten.

8. JE RECHTEN UITOEFENEN

Conform de General Data Protection Regulation (GDPR) / Algemene Verordening Gegevens-bescherming (AVG) heb je het recht om :

• Toegang te vragen tot jouw persoonsgegevens (het recht van inzage van de betrokkene). Dit laat je toe om een kopie van de persoonsgegevens die we over jou bijhouden te ontvangen.
• Verbetering te vragen van de persoonsgegevens die we over jou bijhouden. Dit laat je toe om onvolledige of onjuiste informatie die we over je bijhouden te verbeteren.
• De wissing van je persoonsgegevens te vragen. Dit laat je toe om ons te vragen al je persoonsgegevens te verwijderen wanneer er geen geldige reden is om deze nog verder bij te houden. Je hebt ook het recht om ons te vragen je persoonsgegevens te verwijderen wanneer jij gebruikt hebt gemaakt van je recht om je te verzetten tegen een bepaalde verwerking (zie hieronder).
• Je te verzetten tegen het verwerken van je persoonsgegevens wanneer wij ons baseren op ons gerechtvaardigd belang (of dat van een derde partij) en je omwille van je bijzondere situatie je wil verzetten tegen de verwerking op deze basis. Je hebt ook het recht om je te verzetten wanneer we je persoonsgegevens verwerken voor doeleinden van directe marketing.
• De beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens te vragen. Dit stelt jou in staat om ons te vragen de verwerking van je persoonsgegevens op te schorten, bv. wanneer je vragen hebt over de accuraatheid van de gegevens of de reden van de verwerking.
• Op elk moment je toestemming voor een verwerking in te trekken.
• Niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit.
• Je gegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overdragen.

In sommige gevallen zullen we genoodzaakt zijn om aan jou meer bijzondere informatie te vragen zodat we jouw identiteit kunnen bevestigen en ervoor kunnen zorgen dat jouw recht op toegang tot informatie (of de uitoefening van gelijk welk ander van jouw rechten) correct wordt uitgeoefend. We nemen deze maatregel om ervoor te zorgen dat jouw persoonlijke informatie niet wordt vrijgegeven aan een andere persoon dan jezelf of aan enige andere persoon die geen recht heeft om dit te ontvangen. Je kan je rechten uitoefenen door onze privacy-coördinator Wim Smits te contacteren via info@advocaatwimsmits.be of via het adres van het bedrijf :

Advocatenkantoor Wim Smits
C. Huysmanslaan 31, 2020 Antwerpen, Belgium

9. GEGEVENSBESCHERMINGS AUTORITEIT

Elke klacht of commentaar kan je richten aan de gegevensbeschermingsautoriteit op het volgende adres :
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel gegevensbeschermingsautoriteit.be —
This privacy policy was generated with the help of HTTPS://GDPRWISE.EU

This privacy policy was generated with the help of HTTPS://GDPRWISE.EU